Whistleblowing System (WBS) merupakan mekanisme yang disediakan oleh Perusahaan, yang memungkinkan seseorang untuk secara rahasia melaporkan dugaan pelanggaran hukum dan/atau kode etik di lingkungan perusahaan melalui saluran-saluran yang disediakan.
Mekanisme ini menjamin kerahasiaan identitas pelapor dan melindungi pelapor dari retaliasi. Hal ini diharapkan dapat mendorong partisipasi aktif semua pihak, baik internal maupun eksternal, untuk menciptakan lingkungan kerja yang sesuai dengan nilai-nilai dan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG).
Pelaksanaan WBS diatur pada Pedoman Whistleblowing System CIU Insurance.
Penyampaian Laporan Whistleblowing
Pelapor memiliki pilihan untuk mencantumkan identitasnya atau tidak mencantumkan identitasnya (anonim) saat menyampaikan laporan whistleblowing.
Namun demikian, agar proses penanganan laporan pelanggaran lebih cepat ditindaklanjuti, pelapor dianjurkan untuk memberikan informasi diri, setidaknya nomor telepon dan/atau alamat email yang dapat dihubungi.
Pengelolaan Laporan Whistleblowing
Laporan whistleblowing akan ditindaklanjuti oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran (Tim WBS) yang dibentuk oleh Dewan Direksi dan Dewan Komisaris.
Dewan Direksi, melalui Tim WBS, memiliki kewenangan untuk menangani laporan whistleblowing apabila terlapor merupakan karyawan Perusahaan – selain Dewan Komisaris dan/atau Dewan Direksi.
Komisaris independen memiliki kewenangan untuk menangani laporan whistleblowing apabila terlapor merupakan Anggota Dewan Direksi, Dewan Komisaris, dan/atau Organ Pendukung Dewan Komisaris.
Seluruh laporan whistleblowing yang masuk akan melalui tahap pemeriksaan awal. Apabila hasil pemeriksaan awal menunjukkan bahwa laporan whistleblowing tidak berisi minimal 3 unsur 5 W 1 H (Apa, Dimana, Kapan, Siapa, Mengapa, dan Bagaimana) serta tidak disertai dokumen pendukung yang lengkap, maka laporan tersebut tidak akan diproses lebih lanjut.
Ruang Lingkup Laporan Whistleblowing
Jenis-jenis dugaan yang dapat dilaporkan antara lain:
- Korupsi
- Suap
- Gratifikasi
- Benturan Kepentingan
- Pencurian
- Kecurangan
- Pemerasan
- Pelanggaran Hukum
- Pelanggaran Kebijakan-Kebijakan Perusahaan
- Penyalahgunaan Wewenang
Pelapor dapat menyampaikan laporan whistleblower meskipun dugaan pelanggarannya diluar dari jenis-jenis di atas.
Surat Resmi yang ditujukan kepada
- Dewan Direksi (apabila terlapor merupakan karyawan Perusahaan – selain Dewan Komisaris dan/atau Dewan Direksi); atau
- Dewan Komisaris (apabila terlapor merupakan selain Anggota Dewan Direksi dan/atau Dewan Komisaris Perusahaan);
Dan dikirimkan ke alamat kantor pusat PT Citra International Underwriters, UP: Tim Khusus Penanganan Pelaporan Pelanggaran
Saluran-saluran whistleblowing CIU Insurance
Kewajiban Perusahaan
Perusahaan berkewajiban untuk melindungi kerahasiaan identitas pelapor, serta menyediakan ruang yang optimal bagi seluruh pihak untuk melakukan pelaporan atas dasar itikad baik bagi Perusahaan.